GHK als Erfolgsschnittstelle

In aller Kürze

Durch GHK wird das ERP-Projekt des Softwaredienstleisters in time und budget umgesetzt. Transparente Daten können nun als Wettbewerbsvorteil genutzt werden, weil GHK vor allem die Kommunikation zwischen den Stakeholdern - Fachabteilungen, IT-Bereich und Systemhaus – optimiert hat.
Der Vorstand des Unternehmens ist mit den GHK-Dienstleistungen äußerst zufrieden. Ein Aufsichtsrat des Unternehmens fragt bei GHK daher nach einem Angebot für die Einführung eines CRM-Moduls von SAP für sein eigenes Unternehmen an.

Über das Projekt

Unser Mandant ist eine börsennotierte Aktiengesellschaft ist Softwaredienstleister im B2B-Bereich. Mit einem Umsatz von ca. 100 Mio. Euro und 430 Mitarbeitern ist das Unternehmen in neun Ländern international aufgestellt. Die Unternehmensgruppe hat 15 Tochtergesellschaften, teilweise im Ausland.

Das Unternehmen arbeitet mit einer gewachsenen IT-Landschaft, die aus verschiedensten Softwaretools besteht. Deshalb gibt es eine Vielzahl von Schnittstellen und keine einheitliche Datenstruktur. Auch eine einheitliche Datenhaltung gibt es bisher nicht. Daten werden an verschiedensten Stellen im Unternehmen getrennt voneinander gespeichert und sind nicht miteinander vernetzt.

Ein Beispiel macht dies deutlich: Kundendaten sind mindestens dreifach angelegt. Zunächst im Rechnungswesen als Debitor, dann im Vertrieb als Kunde und zuletzt in einem selbst entwickelten Ticketing-System für Serviceanrufe bzw. für die Hotline. Ein vierter Datensatz entsteht in einem Projektmanagement-Tool, wenn der Kunde neben der Software auch noch ein Projekt zum Customizing beauftragt.

Auf Anraten des Aufsichtsrates soll sich nun der Vorstand um die Einführung eines integrierten ERP-Systems kümmern. Der aktuelle CFO, der auch die IT verantwortet, ist zwar ein guter Finanzer, allerdings kennt er sich in der IT nur unzureichend aus.

Da im Unternehmen kaum Know-how für die Einführung eines ERP-Systems vorhanden ist, wird ein externer Projektleiter gesucht, der das IT-Projekt umfassend begleitet.

Die Beauftragung erfolgt aufgrund eines verkürzten Ausschreibungsverfahrens. Grund ist die Erfahrung der GHK in vergleichbaren Projekten. Von der Auswahl bis zur Implementierung der Software hat GHK bereits zahlreiche Referenz-Unternehmen erfolgreich unterstützt.

Die Aufgabe für GHK besteht darin, die IT-Landschaft zu optimieren und so die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens – Stichwort „Digitalisierung“ sicherzustellen.

Für die Einführung eines einheitlichen ERP-Systems gibt es drei Gründe:

  • Umstellung der IFRS-Bilanzierung auf eine neue Holdingstruktur
  • Wachstum durch erhöhte Datentransparenz für Vertrieb und Marketing
  • Einbindung in die digitalen Wertschöpfungsprozesse der Kunden

 

Aufgrund fehlender personeller Ressourcen übernimmt GHK das Projektmanagement, um das Softwarehaus im Auftrag des Kunden zu steuern. Im ersten Schritt erstellt GHK deshalb ein Pflichtenheft, um eine geeignete Software sowie ein leistungsfähiges Softwarehaus auswählen zu können.

Als Zeitpunkt der Fertigstellung wird der 31. Dezember festgelegt, um die Reporting-Fähigkeit gegenüber dem Kapitalmarkt aufrecht erhalten zu können.

Professioneller Handlungsplan

Über die Schritte Analyse, Handlungsplan und Exekution gelangt GHK zum Ziel. Gerade in der Analysephase sind die Mitarbeiter aller am Wertschöpfungsprozess beteiligten Fachbereiche eingebunden. Im Rahmen von Mitarbeiter-Workshops analysiert GHK die Prozesse, die bisher vorliegenden Daten, die bisherige Systemunterstützung und die aktuell existierenden Schnittstellen. Das Pflichtenheft mit dem Sollkonzept enthält im Anschluss die Module Finanzbuchhaltung, Controlling, Personal, Materialwirtschaft, Vertrieb, Service und Projektmanagement.

Auf Basis der ermittelten Sollprozesse erfolgt die Auswahl eines passenden Anbieters. Am Ende steht die Wahl zwischen SAP, Navision und Sage. Die Entscheidung fällt für SAP, wobei die Implementierung der Module vorwiegend im Standard erfolgt, aber auch customized Lösungen beinhaltet. GHK stellt bereits im Rahmen der Mitarbeiter-Workshops mit dem Softwarehaus sicher, dass sich der Customizingaufwand in Grenzen hält.

GHK agiert während des gesamten Prozesses als Schnittstelle zwischen sämtlichen Stakeholdern: einerseits im Unternehmen zwischen den beteiligten Fachbereichen und andererseits zwischen dem Unternehmen und dem Softwarehaus. Alle Beteiligten folgen dabei dem präzisen und bewährten GHK-Projektplan. Die vereinbarten Meilensteine und die vom Softwarehaus veranschlagten Aufwendungen werden auf diese Weise eingehalten.

Bereits vor der Umstellung auf das neue ERP-System unterstützt GHK die Mitarbeiter operativ bei der notwendigen Stammdatenpflege. Nach der Implementierung begleitet GHK die Teams operativ beim Test der Software und ist auch in die Schulungen durch das Softwarehaus eingebunden.

Fertig zum Stichtag

Das Unternehmen ist dank der Unterstützung durch GHK in der Lage, ein ERP-System einzuführen, obwohl eigenes Know-how oder Ressourcen fehlen. Dabei besticht die GHK-Beratungsqualität durch die umfangreichen Erfahrungen mit börsennotierten Unternehmen. Aufgrund des professionellen Projektverlaufs wird der kritische Fertigstellungszeitpunkt zum 31. Dezember eingehalten.

 

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